Jakie zmiany wprowadzi KSeF?
Krajowy System e-Fakturowania to rozwiązanie, które ma pośredniczyć w wymianie faktur elektronicznych (ustrukturyzowanych) pomiędzy przedsiębiorcami a urzędem skarbowym, a także samymi przedsiębiorcami. System umożliwia wystawianie, odbieranie i przechowywanie e-faktur. Jego wykorzystanie ma na celu ujednolicenie sposobu rozliczania z fiskusem, usprawnienie komunikacji poszczególnych podmiotów z organami podatkowym oraz walkę z oszustwami podatkowymi. Większy wgląd urzędu skarbowego w transakcje ma również prowadzić do zamknięcia tzw. luki VAT pomiędzy kwotą należną a wpłaconą. Ponadto KSeF ma usprawniać wymianę faktur pomiędzy przedsiębiorstwami.
W praktyce zmiany dla firm to m.in.:
- wymóg e-fakturowania z fakturami o określonej strukturze,
- zastąpienie not korygujących fakturami korygującymi,
- potrzeba uzyskania uprawnień dla pracowników wystawiających i odbierających e-faktury.
Warto również pamiętać o różnicach pomiędzy KSeF a PEF (Platforma Elektronicznego Fakturowania) – to dwa różne rozwiązania, które wymagają równoległego wykorzystania.
Problemy z wdrożeniem KSeF w firmie
Docelowo z KSeF mają korzystać wszyscy czynni podatnicy VAT, przedsiębiorcy zwolnieni z VAT oraz podatnicy zidentyfikowani w Polsce do procedury OSS z polskim NIP-em. Wymóg ma być wprowadzany stopniowo – od największych organizacji, do małych działalności. Oznacza to, że duże przedsiębiorstwa powinny być jak najwcześniej przygotowane do wysyłania i odbierania faktur elektronicznych. Wprowadzenie KSeF w takiej organizacji może być jednak trudne, ponieważ cały proces wprowadzenia e-fakturowania zależy głównie od skali prowadzonej działalności. Najważniejsze wyzwania, z jakimi wiąże się integracja KSeF w dużych firmach to m.in.:
- weryfikacja zgodności wykorzystywanych systemów IT z wymogami KSeF,
- konieczność opisania i aktualizacji wewnętrznych procedur,
- przeszkolenie kadry pod kątem Krajowego Systemu e-Faktur,
- poinformowanie kontrahentów o nowym sposobie rozliczania,
- wybór optymalnego rozwiązania IT do e-fakturowania.
Jak przygotować dużą firmę na KSeF? Wprowadzenie zmian w dużych organizacjach wymaga modyfikacji pewnych procesów biznesowych, a także sporego nakładu czasu. Dlatego lepiej nie czekać na ostatnią chwilę – wykorzystaj dodatkowy czas i przygotuj się do nadchodzącej rewolucji.
1. Szczegółowe poznanie przepisów. E-faktury mają konkretny format, sposób wysyłania i odbierania, a także zasady wykorzystania. Warto poznać dokładnie zmiany, które wprowadza KSeF i być na bieżąco z nowymi ogłoszeniami w jego sprawie.
2. Przygotowanie osób zatrudnionych. Im większa liczba pracowników, tym ciężej jest wprowadzić stałe zmiany w funkcjonowaniu firmy. Należy powołać więc zespół odpowiedzialny za pomoc personelowi w zmianach przyzwyczajeń dotyczących fakturowania. Szkolenia również mogą okazać się pomocne.
3. Dokładna analiza procesów. Dzięki zapoznaniu się z procesami wewnętrznymi organizacji o wiele łatwiej będzie ustalić listę zadań do realizacji, a także wskazać elementy procesów wymagające dopracowania.
4. Weryfikacja obecnego oprogramowania. Systemy księgowe odpowiedzialne za e-fakturowanie powinny być zgodne z nadchodzącymi przepisami. Weryfikacja ich funkcjonalności jest niezbędna, aby uniknąć kar pieniężnych.
5. Analiza systemów dostępnych na rynku. Po weryfikacji może okazać się, że przedsiębiorstwo musi skorzystać z oprogramowania firm zewnętrznej. Dobry partner pomoże wdrożyć nowe systemy, które nie kolidują z innymi obszarami działalności firmy, zapewniają zgodność z KSeF, a także oferują szereg dodatkowych funkcjonalności.
KSeF: wyzwanie czy szansa dla dużego przedsiębiorstwa?
Krajowy System e-Faktur to jednak nie tylko same wyzwania, ale również pewne korzyści dla polskich przedsiębiorców. Do zalet tego rozwiązania trzeba zaliczyć:
- szybszy zwrot podatku VAT (40 dni),
- brak problemu zagubionych faktur,
- zwolnienie z obowiązku przesyłania pliku JPK_FA,
- mniejsze zużycie papieru.
Wprowadzenie obowiązku e-fakturowania odbywa się w wielu krajach na całym świecie. Postępująca digitalizacja to szansa dla przedsiębiorstw w Polsce na weryfikację procesowania faktur i wprowadzenia pewnych usprawnień. Automatyzacja pozwala księgowym skupić się na innych, mniej powtarzalnych zadaniach, skrócić czas przeznaczony na formalności i zmniejszyć liczbę błędów.
Jak wybrać system do e-fakturowania zgodnego z KSeF?
Kluczem do skorzystania z zalet KSeF oraz uniknięcia wyzwań dla dużych firm jest odpowiednie przygotowanie, do których zalicza się poszukiwanie idealnego rozwiązania do e-fakturowania. Na rynku obecnie pojawia się coraz więcej systemów dostosowanych do KSeF – na co zwrócić uwagę, aby wybrać najlepszy?
1. Zgodność z KSeF. To podstawa. Należy sprawdzić, czy rozwiązanie jest aktualizowane zgodnie ze zmianami we wprowadzaniu e-fakturowania.
2. Dodatkowe funkcjonalności potrzebne firmie. Zaawansowane platformy oprócz wysyłania i odbierania faktur umożliwiają również konwersje formatów, walidacje biznesowe, obsługują powiadomienia, raporty, a także są integrowalne z systemami ERP.
3. Wsparcie dostawcy we wdrożeniu i codziennej eksploatacji. Duże firmy obsługujące skomplikowane procesy wymagają wsparcia specjalistów wdrożeniowych. Sprawdź, czy wybrany dostawca oferuje pomoc podczas integracji, a także późniejszego wykorzystania systemu.
4. Renoma dostawcy. Lata doświadczenia w wymianie e-dokumentów, pozytywne opinie dużych firm czy globalna skala działań to tylko niektóre cechy dostawców, na które warto zwrócić uwagę.
