Procedury nie są Twoim wrogiem, ale nie można ich lekceważyć

Podpisujesz umowę

W pierwszej kolejności musisz podpisać umowę o dofinansowanie. Jest ona przygotowywana na podstawie jednego z trzech ściśle określonych wzorów: dwóch ogólnych (inny dla państwowych jednostek budżetowych, inny dla przedsiębiorców) oraz jednego szczegółowego, który uwzględnia specyfikę poszczególnych elementów programu operacyjnego, z którego pochodzą środki, np. programu Infrastruktura i Środowisko. Ponadto umowy przygotowywane na podstawie wzorów różnią się w zależności od konkretnych działań, których dofinansowywany projekt dotyczy. Jest to ważne, bo w zależności od poszczególnych priorytetów inny jest sposób dofinansowywania projektów.

Wszystko zgodnie z harmonogramem

Podpisana umowa i przelewane na konto unijne pieniądze nakładają na ciebie wiele obowiązków. Po pierwsze, umowa zawiera harmonogram realizacji projektu. Wskazane są w niej terminy, w których ściśle określona część projektu musi być wykonana. Po drugie, projekt musi być realizowany dokładnie w taki sposób, w jaki został określony w zawartej umowie. Czyli jeśli beneficjent zobowiązał się, że na przykład kupno jakiegoś urządzenia odbędzie się w drodze przetargu, to ten przetarg musi się odbyć. Jakiekolwiek zmiany wymagają najczęściej zgody instytucji, z którą podpisywana była umowa. Czasami konieczne jest nawet jej aneksowanie. Szczegółowe informacje na temat procedury w przypadku zmian znajdują się zwykle w podpisanej umowie. Mimo to jednym z najczęściej popełnianych przez beneficjentów błędów jest zbyt późne zgłaszanie wprowadzonych do projektu zmian. Tymczasem większość umów zawiera klauzulę o tym, że takie zgłoszenie powinno się odbywać najpóźniej na miesiąc przed zakończeniem projektu. Jeśli termin ten nie zostanie zachowany, może to nawet skutkować pozbawieniem dotacji.

Powinieneś jednak zdawać sobie sprawę z tego, że zbyt częste zmiany pierwotnie zawartej umowy wydłużają oczekiwanie na jej rozliczenie. Dlatego dla dobra projektu i twojego budżetu powinieneś decydować się na nie tylko w ostateczności.

Zbieraj dokumenty

Trzeba jednak pamiętać, że samo trzymanie się procedury nie wystarczy - musisz jeszcze posiadać dowody na to, że wszystko odbyło się zgodnie z umową. Oznacza to, że już od pierwszych dni realizacji projektu należy gromadzić wszystkie związane z nim dokumenty. Nawet te, które wydają się nieważne. Niestety, większość beneficjentów zabiera się do gromadzenia dokumentów dopiero na etapie rozliczania dotacji. Wówczas okazuje się, że wielu z nich nie sposób już zdobyć. Dlatego zdecydowanie lepiej jest, gdy zbiera się je już od momentu podpisania umowy. Dlaczego to istotne? Bo brak potrzebnego dokumentu może spowodować, że kwota dotacji zostanie zmniejszona.

Promuj swój projekt

Do promocji projektu instytucje zajmujące się monitorowaniem i kontrolowaniem wydawania Funduszy Europejskich przykładają dziś bardzo dużą wagę. Dlatego już przy pisaniu wniosku należy zaznaczyć, jak zamierzasz się chwalić tym, co zrobisz. Skąd wziąć na to pomysły, jeśli nie masz w firmie specjalnego działu, który się tym zajmie? Najłatwiej wybrać sposób promocji zgodny z zasadami wynikającymi z rozporządzenia Komisji Europejskiej w sprawie prowadzenia działań informacyjnych i promocyjnych dotyczących pomocy udzielanej z funduszy unijnych, które są uszczegółowione w dokumentach krajowych. Jednym z najczęściej stosowanych rozwiązań jest informacja o współfinansowaniu projektu z Funduszy Europejskich na stronie internetowej beneficjenta.

Składaj sprawozdania

Jednym z podstawowych obowiązków beneficjenta jest regularne informowanie o postępach w projekcie i poniesionych wydatkach. Zasady sprawozdawczości zapisane są w podpisanej umowie lub w decyzji o dofinansowaniu. Z reguły funkcję sprawozdania spełnia wniosek o płatność, który zawiera informacje na temat poniesionych wydatków oraz opis zrealizowanych działań. Dzięki temu łatwiej jest monitorować projekt i oceniać zasadność poniesionych wydatków. Wniosek o płatność przedkładasz co najmniej raz na trzy miesiące, nawet jeśli nie poniosłeś w danym okresie żadnych wydatków. W takiej sytuacji wypełniasz tylko część dotyczącą postępu rzeczowego projektu.
Obowiązek sprawozdawczości nie kończy się wraz z zakończeniem projektu. Na mocy podpisanej przez ciebie umowy będziesz musiał przekazywać raporty z osiągniętych efektów do pięciu lat po zakończeniu realizacji projektu. Oprócz beneficjenta do składania sprawozdania zobowiązane są wszystkie instytucje pośredniczące w realizacji projektu.

Wnioskuj o pieniądze

Wnioski o płatność, które składasz co kwartał, pełnią nie tylko funkcję sprawozdawczą. Dodatkowo mogą one dotyczyć rozliczenia zaliczki i ewentualnie przyznania kolejnej transzy lub mogą także stanowić prośbę o refundację części lub całości poniesionych wydatków. Wnioski te należy składać do instytucji, z którą wcześniej została podpisana umowa o dofinansowanie.

Pod stałym nadzorem
Zarówno w czasie realizacji projektu, jak i po jego zakończeniu czekać cię będzie kilka kontroli. Będą to:
- kontrole procedur zawierania umów, czyli sprawdzenie twojej dokumentacji z procedurami określonymi w umowie o dofinansowanie projektu,
- kontrole projektów na miejscu, które polegają na sprawdzaniu, czy projekt i wydatki realizowane są w sposób prawidłowy,
- kontrole wniosków o płatność - czyli formalne sprawdzenie sposobu wypełnienia wniosku,
- kontrole po zakończeniu realizacji projektów - sprawdzenie, czy wszystkie dotychczasowe środki były wydawane prawidłowo. Jest ono obowiązkowe i tylko pozytywny wynik kontroli umożliwi Ci otrzymanie płatności końcowej. To po prostu oficjalne potwierdzenie, że Twój projekt został wykonany zgodnie z umową.

Mieszkania Kraków. Zobacz nowy serwis

Codziennie rano najświeższe informacje z Krakowa prosto na Twoją skrzynkę e-mail. Zapisz się do newslettera!