Ile płaci się za prowadzenie księgowości?

Prowadzenie księgowości jest kluczowym elementem każdej firmy, niezależnie od jej wielkości czy branży w której funkcjonuje. Dla wielu przedsiębiorców stanowi to wyzwanie, zarówno pod względem czasu, jak i zrozumienia skomplikowanych regulacji podatkowych. W związku z tym wielu z nich decyduje się na skorzystanie z usług profesjonalnego księgowego.

Pozostaje jednak pytanie: ile kosztuje profesjonalne prowadzenie księgowości? W tym przypadku warto przyjrzeć się, od czego zależy cena za prowadzenie księgowości przez profesjonalne biuro rachunkowe i czy jest ona zasadna.

Księgowość można prowadzić w ramach zasobów ludzkich firmy, jak i w formie outsourcingu usług księgowych. W obu przypadkach koszty będą różnić się między sobą. Przyjrzyjmy się zatem zaletom i wadom obu rozwiązań i związanych z nimi kosztami.

Własny dział księgowy

Koszt stworzenia działu księgowego wiąże się z zatrudnieniem jednego lub więcej specjalistów na cały etat lub jego część. W rzeczywistości zapotrzebowanie determinuje rozległość dokumentacji księgowej. Im mniej dokumentów, tym mniej opłacalne jest zatrudnienie wewnętrznej księgowej.

Plusem wewnętrznej księgowości jest to, iż jest ona na miejscu - zajmuje się tylko jedną firmą. Do minusów należy zaliczyć zaś brak zastępowalności księgowego podczas urlopu lub choroby w przypadku braku dwóch osób na tym samym stanowisku, czy brak możliwości konsultacji z innymi specjalistami (jeśli dział jest jedno lub dwuosobowy). Podobnie jest także w obszarze specjalizacji księgowego w obszarze zaledwie jednej branży.

Outsourcing usług księgowych

Biuro rachunkowe oferuje usługi księgowe zwykle w formie pakietów, które obejmują określone działania w jednej, stałej cenie płatnej co miesiąc. Takie rozwiązanie sprawdza się u klientów, których działalność charakteryzuje się stałym, powtarzalnym zakresem zlecenia i liczbą dostarczanych dokumentów. Pakiety te mogą obejmować prowadzenie ksiąg rachunkowych, rozliczenia podatkowe, raportowanie finansowe, rozliczenia kadrowo-płacowe itp.

U pozostałych klientów sprawdza się rozliczenie na podstawie cennika biura rachunkowego, w którym wskazane są przedziały ilościowe dostarczanych dokumentów i rozległość wykonanego zlecenia.

Dokumentacja firmowa

Koszty prowadzenia księgowości często zależą od wielkości firmy i ilości transakcji. Podczas wyceny biuro rachunkowe bierze pod uwagę między innymi:

• ilość faktur zakupowych i sprzedażowych,
• wielkości wyciągu bankowego,
• ilość dokumentów importu usług,
• czy firma posiada środki trwałe,
• czy firma prowadzi magazyn,
• czy rozlicza transakcje w walucie obcej,
• ilu pracowników zatrudnia,
• czy prowadzi akta osobowe,
• czy są prowadzone rozrachunki i czy księgowość informuje o brakach faktur lub niezapłaconych transakcjach.

Im firma większa, a księgowość bardziej skomplikowana, tym usługi księgowe są droższe.

Forma rozliczenia

Prowadzenie uproszczonej księgowości w małych firmach na przykład w formie ryczałtu czy podatkowej księgi przychodów i rozchodów jest tańsze niż prowadzenie pełnej księgowości w spółkach czy fundacjach. Dlaczego? Ponieważ cechuje się mniej skomplikowanym sposobem księgowania, a transakcje nie są weryfikowane z wyciągiem bankowym.

Lokalizacja biura

Na koszt usług księgowych wpływa również lokalizacja biura rachunkowego. W dużych miastach księgowość będzie droższa niż w małych miejscowościach. Wynika to z faktu, że w większych miejscowościach biuro ponosi wyższe koszty utrzymania i zatrudnienia specjalistów.

Specjalistyczne usługi księgowe

Specjalistyczne usługi, takie jak: audyt finansowy, doradztwo podatkowe, analiza finansowa czy interpretacja indywidualna, mogą podnieść koszty prowadzenia księgowości. Są one rozliczane jednorazowym zleceniem lub mogą wchodzić w stałą comiesięczną usługę jako część pakietu.

Technologia i oprogramowanie

Korzystanie z zaawansowanych technologii i oprogramowania do prowadzenia księgowości może wpłynąć na koszty usług. Nowoczesne programy księgowe, panel klienta do przesyłania dokumentów w formie online lub wprowadzenie automatyzacji może zwiększyć efektywność pracy w księgowości i zmniejszyć koszty usług.

Współpraca klienta z biurem księgowym

Ogromne znaczenie na koszt usług księgowych ma też dobra organizacja współpracy z księgowością. Jeśli klient prowadzi dokumentację w sposób uporządkowany, dostarcza dokumenty na czas i w komplecie oraz reguluje zobowiązania z kontrahentami i urzędami w sposób regularny, na pewno może liczyć na rabat na usługi, gdyż taka współpraca sprzyja komfortowemu i efektywnemu prowadzeniu księgowości przez specjalistę i nie wymaga wzmożonego kontaktowania się z klientem.

Cennik usług księgowych w Krakowie za prowadzenie pełnej księgowości wraz z rozrachunkami z tytułu VAT w 2023 roku wahał się od 500 do 700 zł netto za 10 dokumentów. Uproszczona księgowość wraz z usługą prowadzenia rozrachunków z tytułu VAT (KPIR) w 2023 roku wahała się w przedziale 200-400 zł netto za 10 dokumentów.

Wartym zaznaczenia jest również fakt, iż w przypadku usług księgowych świadczonych przez biuro rachunkowe, mogą pojawić się dodatkowe koszty. Zwykle związane są z przygotowaniem przez zewnętrzny podmiot księgowy sprawozdań i raportów. Te mogą dotyczyć między innymi takiego obszaru jak:

• sprawozdanie finansowe,
• sprawozdanie z działalności fundacji,
• CIT, PIT roczny,
• PIT z tytułu świadczenia pracy lub zatrudniania np.: PIT 11, PIT 4R,
• IFT - deklaracje o osiągniętych przychodach.

Koszt sprawozdania finansowego to zazwyczaj średniomiesięczny koszt usług księgowych lub usług łącznych biura. Koszt wykonania poszczególnych innych zeznań jest wyznaczony stałą stawką i może wahać się od 50 do 200, zł w zależności od rozległości zeznania.

Stosunkowo duży przedział kosztów wynika z zakresu czynności wchodzących w skład usług księgowych. Warto jednak pamiętać, że w przypadku outsourcingu usług księgowych zwykle sprawdza się stara maksyma: „co tanie, to drogie”, zwłaszcza w przypadku kontroli z Urzędu Skarbowego. Dobrze jest więc rozważyć skorzystanie z pozornie nieco droższej oferty, ale obejmującej szerszy zakres usług i/lub wiążącej się z obsługą bardziej znanego, doświadczonego biura księgowego, niż każdorazowo zapewniać sobie powód do zmartwień podczas prowadzonej kontroli skarbowej.

Do najistotniejszych korzyści płynących ze zlecenia prowadzenia księgowości biuru rachunkowemu należy wskazać przede wszystkim:

• uniknięcie błędów, gdyż księgowi posiadają specjalistyczną wiedzę i doświadczenie, co zmniejsza ryzyko popełnienia błędów podczas prowadzenia ksiąg;
• zgodność dokumentacji z aktualnymi przepisami. Profesjonalny księgowy dba o to, aby wszystkie rozliczenia były zgodne z obowiązującymi przepisami podatkowymi i prawnymi. Informuje również klienta o zmianach w przepisach;
• oszczędność czasu. Outsourcing księgowości pozwala przedsiębiorcom skoncentrować się na rozwoju swojej działalności, zamiast poświęcać czas na skomplikowane zagadnienia rachunkowe.

Prowadzenie księgowości wiąże się z kosztami, ale korzyści płynące z profesjonalnej obsługi przez biuro rachunkowe są bezcenne. Cena za prowadzenie księgowości zależy od wielu czynników, ale warto inwestować w tę usługę, aby uniknąć potencjalnych problemów związanych z błędnym rozliczeniem podatkowym czy nieprawidłowym prowadzeniem ksiąg rachunkowych. Profesjonalny księgowy to partner biznesowy, który wspiera przedsiębiorcę w utrzymaniu klarowności finansowej i zgodności z przepisami.

Niniejszy artykuł powstał przy współpracy z krakowskim biurem rachunkowym Krajowa Kancelaria Rachunkowa. Z aktualnym zakresem usług biura można zapoznać się poprzez:

• kontakt telefoniczny: +48 698 545 433
• e-mail: [email protected]
• osobiste spotkanie: ul. Szlak 20/14, 31-153 Kraków (po wcześniejszym umówieniu terminu)
• stronę internetową: https://kkr.tax/