Ponad 1,4 mln zł trzeba wydać na rozbudowę dwóch siedzib Urzędu Miasta Krakowa. A ponadto 221 tys. zł rocznie na wynajem jednego z lokali, który należy do prywatnej firmy. To według władz Krakowa konieczne koszty, aby mieszkańcy mogli w komfortowych warunkach w Wydziale Kształtowania Środowiska przy alei Powstania Warszawskiego składać wnioski o wymianę pieców węglowych oraz łatwiej załatwiać sprawy w Urzędzie Stanu Cywilnego (USC) przy ul. Lubelskiej.
Urzędy trzeba rozbudowywać również dlatego, że coraz więcej miejsca zajmują w nich archiwalia, które prawo nakazuje przechowywać. Dużo mniej przestrzeni pozostaje dla klientów. Rośne też liczba urzędników magistratu. Obecnie jest ich już prawie 2,5 tysiąca. Tymczasem w 2013 roku urząd podawał, że ta liczba ledwo przekracza 2,2 tys. Wszystkie wydatki miasta na administrację publiczną wynoszą ok. 250 mln zł rocznie.
Brak miejsca w USC
Gmina ogłosiła właśnie przetarg na adaptację pomieszczeń części parteru w budynku biurowym Herbewo przy ul. Lubelskiej 29. Tuż obok, pod nr 27, znajduje się USC, który zostanie przez to powiększony.
Pozyskany już lokal o powierzchni 226 mkw będzie wynajmowany przez 7 lat za 221 tys. zł rocznie od prywatnego właściciela nieruchomości.
- Budynek przy ul. Lubelskiej 27 przestał być w pełni funkcjonalny i zaszła potrzeba znalezienia nowej powierzchni dla obsługi klientów. Najlepszą jest lokalizacja bezpośrednio przylegająca do budynku USC - tłumaczy Maria Rusowicz, pełnomocnik prezydenta Krakowa ds. systemu zarządzania jakością.
Obecny urząd nie jest przystosowany do potrzeb osób niepełnosprawnych. Ma wąską klatkę schodową, gdzie nie można zainstalować pochylni dla wózków inwalidzkich.
Ale drugi powód rozbudowy może już zaskakiwać. Okazuje się, że powiększenie USC jest konieczne, ponieważ miejsce dla urzędników i klientów zajmują w coraz większym stopniu szafy z dokumentami. Zgodnie z przepisami muszą być przechowywane przez 100 lub 80 lat, zależnie od rodzaju akt stanu cywilnego. Urzędnicy co prawda planują budowę nowego archiwum miejskiego, ale inwestycja wlecze się od wielu lat. Planowano też budowę zupełnie nowego USC, która nie doszła do skutku.
Ponadto w obecnej siedzibie USC nie ma odpowiednich warunków chroniących prywatność. Przy dużym tłoku mieszkańcy łatwo mogą usłyszeć dane osobowe, czy też prywatne informacje innych osób. Dziś oczekują w ciasnych korytarzach, bez wentylacji i dostępu do światła dziennego. Aby zarejestrować noworodka czy małżeństwo, trzeba wyjść na trzecie piętro. Windy nie ma.
W nowej lokalizacji te sprawy mieszkańcy załatwią na parterze. Będą widzieć przez przeszklone stanowiska, czy urzędnicy pracują, ale mają nie słyszeć rozmów, jakie prowadzą z innymi osobami. Pojawi się też toaleta dla osób niepełnosprawnych, miejsce do przewijania niemowląt, wygodna poczekalnia z pulpitami do wypełniania dokumentów, a nawet kącik zabaw dla dzieci. Adaptowanie i wyposażanie lokali potrwa od września do końca listopada. Szacunkowy koszt to 312 tys. zł.
- Nowa lokalizacja nie powoduje zwiększenia zatrudnienia. Będzie tam bieżąca rejestracja urodzeń, małżeństw i zgonów. Z ulicy Lubelskiej 27 przejdzie tam 12 pracowników - dodaje Rusowicz.
Wykorzystają dawny bank
Lokal przy al. Powstania Warszawskiego 10 ma służyć już nowym urzędnikom. Aby przyspieszyć rozpatrywanie wniosków o dotacje na wymianę pieców węglowych na ekologiczne źródła ciepła, powiększono z 22 do 36 liczbę pracowników Wydziału Kształtowania Środowiska. A ma ich jeszcze przybyć w ramach realizacji przez gminę unijnego, proekologicznego programu LIFE. Zatrudnieni będą tzw. ekodoradcy, którzy pomogą zdecydować o wymianie pieca.
Gmina jest właścicielem pomieszczeń (260 mkw), które zajmą urzędnicy. Wcześniej wynajmowała je dla banku PKO BP i zarabiała. Umowę rozwiązano, bo nie znaleziono innego miejsca dla nowych urzędników i stanowisk do obsługi mieszkańców. Koszt adaptacji lokalu na parterze oraz organizacji biur na dziewiątym piętrze budynku i przystosowanie piwnicy na kolejne archiwa wyniesie w sumie 1 mln 144 tys. zł. Na parterze pojawi się 18 stanowisk pracy, poczekalnia dla mieszkańców i punkt ksero. Wszystko ma być gotowe do końca listopada.
Przybywa urzędników
W 2009 roku w magistracie (bez spółek i jednostek miejskich) pracowały 2302 osoby. W dobie kryzysu ich liczbę zaczęto ograniczać. W 2012 r. urzędników było już 2260, a do wiosny 2013 ich zatrudnienie spadło do 2215. Od tamtego czasu biurokracja wzrosła aż o 275 etatów!
- Gmina przejmuje kolejne zadania zlecane przez rząd, np. obsługę programu 500+. Staramy się przyspieszać swoje działania, np. wymianę pieców. Do tego potrzebni są nowi ludzie, aby sprawy mieszkańców były załatwiane szybko i sprawnie - mówi Monika Chylaszek, rzeczniczka prezydenta Krakowa.
