Równe szanse dla kontrahentów

Z Funduszami Europejskimi powinieneś zatem postępować tak, jak postąpiłbyś z własnymi pieniędzmi - wydawać je gospodarnie i racjonalnie. Jako beneficjent jesteś ponadto zobowiązany do przestrzegania zasady konkurencyjności. W niektórych przypadkach ma poza tym zastosowanie ustawa Prawo zamówień publicznych, która zobowiązuje beneficjentów do dokonywania zakupów w trybie zamówień publicznych.

Dla kogo zapisy PZP

Do stosowania przepisów ustawy Prawo zamówień publicznych zobowiązani są przedstawiciele sektora finansów publicznych oraz inne jednostki państwowe wymienione w ustawie. Poza tym ustawa określa, że do przestrzegania jej zapisów jesteśmy zobowiązani, jeżeli realizowana przez nas inwestycja spełni łącznie trzy warunki. Po pierwsze, jeżeli ponad połowa wartości realizowanego projektu jest finansowana ze środków publicznych (a do takich zaliczamy Fundusze Europejskie). Po drugie, jeżeli wartość zamówienia jest wysoka i przekracza próg określony w aktualnie obowiązującym publikatorze Unii Europejskiej.

W tej chwili są to zamówienia o wartości równej lub wyższej niż 4845 tys. euro, jednak kwota ta może się zmienić, a aktualną informację można znaleźć na stronach Urzędu Zamówień Publicznych. Po trzecie, jeżeli projekt obejmuje wybrane roboty budowlane (np. w zakresie inżynierii lądowej lub wodnej, budowy szpitali, obiektów sportowych, rekreacyjnych lub wypoczynkowych, budynków szkolnych lub budynków wykorzystywanych przez administrację publiczną). Jednak nawet jeżeli nie należysz do sektora publicznego i nie spełniasz wymienionych powyżej warunków, powinieneś sprawdzić, czy do stosowania PZP nie obligują cię zapisy w zawartej umowie o dofinansowanie. Jeżeli nie, to możesz stosować przy wyborze kontrahentów mniej restrykcyjne reguły, pamiętając jednak o tym że…

Konkurencyjność przede wszystkim

Skupmy się na zasadzie konkurencyjności. Zasada ta zakłada, że wszystkie firmy i inne podmioty na rynku mają równe prawo do zaoferowania ci swoich usług czy produktów. Sposób wydawania pieniędzy unijnych ma być zgodny z zasadami panującymi na wolnym rynku. Dlatego trzeba być przygotowanym na to, że będziemy musieli udowodnić, że kierowaliśmy się zasadą konkurencyjności przy wyborze wykonawców czy dostawców. Nie zapominajmy także o tym, że w przypadku wątpliwości pomocą służą nam instytucje wdrażające, które przygotowały regulaminy i instrukcje dopasowane do każdego rodzaju projektu. Warto spytać zatem o szczegółowe wymagania swojego opiekuna projektu.

Jak zapewnić konkurencyjność?

Po pierwsze, musimy poinformować potencjalnych wykonawców czy dostawców o tym, że zbieramy oferty. Dotyczy to nie tylko sytuacji, kiedy korzystamy z usług firm, ale także przypadków, gdy usługi świadczy osoba fizyczna, np. na podstawie umowy o dzieło. W zależności od tego, jakie są nasze możliwości finansowe czy organizacyjne, możemy np. opublikować ogłoszenie w prasie lub na stronach internetowych, wywiesić je w siedzibie firmy lub zamieścić na naszej stronie internetowej.

Sposobem dotarcia do potencjalnych wykonawców jest również rozesłanie zapytań ofertowych - należy jednak zwrócić uwagę na to, aby dotrzeć z naszą ofertą do możliwie szerokiego grona odbiorców. Często się zdarza, że umowa dotacyjna lub szczegółowe wytyczne obligują nas do wysłania zapytania ofertowego przynajmniej do trzech wykonawców. Nie jest to jednak zawsze regułą. Jeśli poszukujemy wysoce specjalistycznego towaru lub usługi, które np. oferują tylko dwie firmy na rynku, to może wystarczyć, że udowodnimy, że przeprowadziliśmy rozeznanie rynku i zrobiliśmy wszystko, co było w naszej mocy, aby dochować zasady konkurencyjności.

Pamiętaj o gromadzeniu dokumentacji

Wszyscy beneficjenci zobowiązani są do szczegółowego dokumentowania każdego etapu zakupów. Dokumentacja dotyczy także opisanego powyżej etapu zbierania ofert i rozeznania rynku.
Jak to wygląda w praktyce? Powinniśmy zbierać kopie naszych ogłoszeń prasowych, zrobić zrzut z ekranu, jeżeli zapytanie ofertowe zamieściliśmy w internecie, albo przygotować dokumentację fotograficzną ogłoszeń wywieszonych w siedzibie firmy.

Tak samo postępujemy, gdy otrzymamy oferty - powinniśmy je archiwizować. Można to zrobić w formie elektronicznej, np. przechowując odpowiedzi mejlowe lub skany cenników przesłane przez potencjalnych wykonawców. W trakcie kontroli musimy również potrafić odpowiedzieć na pytanie o to, dlaczego właśnie tego kontrahenta wybraliśmy. Dobrym rozwiązaniem w przypadku każdego zakupu jest przygotowanie tabelarycznego porównania ofert z zestawieniem najważniejszych kryteriów wyboru.

Pamiętajmy też o tym, że oferta najlepsza to nie zawsze oferta najtańsza. Jeżeli z jakichś względów wybieramy droższe towar lub usługę, nie powinniśmy się obawiać, że wydatek ten zostanie zakwestionowany w czasie kontroli, jeżeli potrafimy swój wybór racjonalnie uzasadnić.

Academy(c) Awards. Plebiscyt na najlepszy akademik Krakowa!

Wybieramy najpiękniejszy rynek w Małopolsce! Weź udział w plebiscycie i oddaj głos!

Mieszkania Kraków. Sprawdź nowy serwis

Codziennie rano najświeższe informacje z Krakowa prosto na Twoją skrzynkę e-mail. Zapisz się do newslettera!