Ewidencja czasu pracy 2020. Jak prowadzić kartę rocznej i miesięcznej ewidencji czasu pracy. Ewidencja przy umowie zlecenia: 18.12.2019 r.

Ewidencja czasu pracy jest niczym swoisty dziennik, w którym nie tylko odnotowywana jest obecność pracownika w przedsiębiorstwie, lecz również długość jego pobytu. W tym dokumencie zapisywane są godziny wejścia oraz wyjścia pracownika. Dzięki ewidencji widać rzeczywisty przepracowany czas danego zatrudnionego.

Prowadzenie ewidencji stanowi obowiązek pracodawcy. Kodeks pracy (art 149, § 1) brzmi: „Pracodawca prowadzi ewidencję czasu pracy pracownika do celów prawidłowego ustalenia jego wynagrodzenia i innych świadczeń związanych z pracą, przysługujących zatrudnionemu. Pracodawca udostępnia tę ewidencję pracownikowi, na jego żądanie”.

Obowiązkiem prowadzenia ewidencji czasu pracy jest objęty każdy pracodawca, zatrudniający przynajmniej jedną osobę na podstawie umowy o pracę. W praktyce nie musi tego wykonywać sam szef. Może on zlecić to zadanie pracownikowi odpowiedzialnemu za kadry i płace.

Jeżeli pracodawca nie prowadzi ewidencji czasu pracy swojej załogi, musi liczyć się z karą. Brak dokumentacji pracowniczej (a właśnie ewidencja czasu pracy pracownika zalicza się do tejże dokumentacji) jest traktowane jak łamanie przepisów i wiąże się z karą dla pracodawcy w wysokości maksymalnej 30 tysięcy złotych.

Firma ma obowiązek przechowywania dokumentacji pracowniczej przez cały okres zatrudnienia danego pracownika, a także generalnie przez okres 10 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ten pracownik pożegnał się z firmą, a więc stosunek pracy uległ rozwiązaniu lub wygasł.

Nie tylko pora wejścia pracownika do firmy i godzina jego wyjścia z pracy są odnotowywane w ewidencji czasu pracy. Rozporządzenie Ministra Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej z dnia 10 grudnia 2018 r. w sprawie dokumentacji pracowniczej, obowiązujące od początku 2019 roku, określa, co powinno znaleźć się w dokumencie dotyczącym ewidencji.

W przypadku miesięcznej ewidencji są podane konkretne dni tygodnia w tym miesiącu, a w wypadku rocznej ewidencji są wyszczególnione wszystkie miesiące roku z podziałem na poszczególne dni miesiąca. Są to:

• liczba przepracowanych godzin przez danego pracownika, ustalona w oparciu o godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy,
• liczba przepracowanych godzin w porze nocnej (standardowo w przedsiębiorstwie, w którym praca odbywa się na 3 zmiany, to godziny od 22.00 do 6.00 nazajutrz, chociaż przepisy wskazują porę nocną pomiędzy godzinami 21.00 a 7.00 nazajutrz),
• liczba godzin nadliczbowych,
• liczba godzin pracy na dyżurze, ustalona w oparciu o godziny rozpoczęcia i zakończenia dyżuru,
• dni nieobecności, liczone w dniach lub godzinach; wśród tych dni wolnych występują m.in. standardowy urlop wypoczynkowy, urlop wypoczynkowy na żądanie, urlop okolicznościowy, urlop bezpłatny, zwolnienie lekarskie, opieka nad dzieckiem, wolne za pracę w święto lub za pracę w inny dzień wolny, wolne za nadgodziny, wolne z tytułu 5-dniowego dnia pracy.

Inne nieobecności płatne bądź bezpłatne, usprawiedliwione i nieusprawiedliwione, pracownika także są odnotowywane w jego ewidencji czasu pracy. Osoby zatrudnione, które w pracy przez dłuższy czas się nie pojawiają, także są uwzględniane przy prowadzeniu ewidencji czasu pracy. To choćby matki, które po urodzeniu dziecka przebywają na urlopie macierzyńskim czy na urlopie wychowawczym.

Odzwierciedlenie w tym swoistym dzienniku mają ponadto informacje o czasie pracy pracownika młodocianego przy pracach wzbronionych młodocianym, których wykonywanie jest dozwolone w celu odbycia przez nich przygotowania zawodowego.

Te dwa dokumenty nie są tożsame. To tak, jakby lista obecności stanowiła dokument w wersji podstawowej, zaś ewidencja czasu pracy była dokumentem w wersji poszerzonej. Lista obecności jest jedynie dokumentem potwierdzającym przyjście i wyjście danego pracownika w konkretnym dniu do i z pracy. Lista do podpisu czeka na pracownika przeważnie na dyżurce czy portierni, ewentualnie recepcji w firmie. Zaraz po wejściu pracownik składa swój podpis na tej liście.

Ewidencja czasu pracy nie jest jedynie listą obecności i tego dokumentu ewidencyjnego pracownik nie podpisuje. W ewidencji zawarte są dane dotyczące nadgodzin, pracy w godzinach nocnych, pracy w niedziele i święta, urlopów czy zwolnienia lekarskiego. Nie zatem na podstawie listy obecności, lecz w oparciu o ewidencję czasu pracy ustala się wysokość pensji oraz pozostałych świadczeń dla konkretnego pracownika.

Pracownikowi nie wolno samowolnie opuszczać terenu przedsiębiorstwa w godzinach pracy. Może on natomiast zrobić sobie pewnego rodzaju przerwę, którą wykorzysta na załatwienie swoich pozasłużbowych spraw. Chodzi o wyjścia prywatne, które także są odnotowywane w dokumencie ewidencji czasu pracy.

Jeżeli pracownik w ciągu swojego dnia pracy musi wyjść z firmy w celach prywatnych (przykładowo: odebrać chore dziecko ze szkoły, zawieźć matkę/ojca na badania albo załatwić swoje sprawy w urzędzie) to takie prywatne wyjścia też powinny zostać odnotowane w jego ewidencji czasu pracy. To jednak wyjątek od normy i takie prywatne wyjścia nie powinny stanowić reguły.

Pracownik, któremu zależy na wyjściu prywatnym, musi najpierw uzyskać zezwolenie swojego przełożonego. W praktyce, w małych firmach zainteresowany zwykle prosi o ustną zgodę swojego szefa na wyjście prywatne. W niektórych przedsiębiorstwach wymagana jest jednak forma pisemna, jak stanowią przepisy: pracownik musi złożyć wniosek na piśmie i wtedy otrzyma zgodę na wyjście (ewentualnie jego wniosek zostanie odrzucony). Wnioski pracownika np. o udzielenie mu wolnego na załatwienie spraw osobistych zalicza się do dokumentacji dotyczącej ewidencjonowania jego czasu pracy.

Decyzja o udzieleniu swoistej dodatkowej przerwy w czasie pracy pracownika należy do pracodawcy. Ma on prawo odmówić wydania zgody na wyjście prywatne osoby zatrudnionej. Tak się dzieje przykładowo wówczas, gdy w firmie jest wyjątkowo dużo pracy, czas nagli, brakuje ludzi do wykonania tej pracy, a pracownik zamierza zrobić sobie kilkugodzinną przerwę. Bywa także, że pracodawca nie może odmówić wydania zgody na wyjście pracownika w ciągu dnia. Tak jest m.in. w przypadku, gdy pracownik zostaje wezwany do sądu lub na policję celem przesłuchania.

Już za kilkanaście dni nie zapłacisz żadnego podatku bez posiadania specjalnego mikrorachunku. Wiesz jak go założyć? A co z nadpłatami w PIT za 2019 rok? Po prostu kliknij w ten tekst a dowiesz się wszystkiego od eksperta!
Jeżeli pracownik nie przepracował całego dnia pracy, co było spowodowane jego wyjściem prywatnym, zarazem zostało odzwierciedlone w ewidencji czasu pracy, ma dwa warianty. Po pierwsze, w terminie ustalonym z pracodawcą odpracuje te godziny (to niekoniecznie będą nadgodziny tego samego dnia). Druga sytuacja (znacznie rzadziej spotykana w praktyce) zakłada, że pracownik może również umówić się z pracodawcą, że za czas swojego pobytu poza firmą nie dostanie wynagrodzenia. Tak może być, jeśli np. pracownik stawia się rano w pracy i nagle okazuje się, że musi wyjść na cały dzień, bo musi załatwić sprawy rodzinne. Wtedy decyduje się na wzięcie urlopu bezpłatnego, za zgodą szefostwa.

Nie tylko zatrudnieni na etat (pełny etat bądź niepełny wymiar etatu) są rozliczani z czasu pracy według ewidencji. Osoby zatrudnione na podstawie umowy zlecenia, chociaż jest to umowa cywilnoprawna, także mają prowadzoną ewidencję czasu pracy. To dlatego, że osoby wykonujące obowiązki służbowe na podstawie umowy zlecenia również podlegają przepisom o minimalnym wynagrodzeniu za pracę.

W przypadku zleceniobiorców obowiązuje stawka godzinowa (a nie, jak w sytuacji osób zatrudnionych na umowę o pracę stawka miesięczna). Aby prawidłowo obliczyć, ile faktycznie godzin przepracował zatrudniony, należy prowadzić jego ewidencję czasu pracy w rozliczeniu miesięcznym albo rocznym. W przypadku zleceniobiorcy nie ma z kolei zastosowania 8-godzinnego dnia pracy (co jest niemal zasadą w sytuacji osoby, zatrudnionej na pełen etat). Zleceniodawca (przełożony) i zleceniobiorca (podwładny) ustalają wspólnie czas pracy i rozliczenie tego czasu musi być zawarte właśnie w dokumencie ewidencji czasu pracy zleceniobiorcy.

W wypadku prowadzenia rocznej czy miesięcznej ewidencji czasu pracy pracownika nie obowiązuje jeden, odgórnie ustalony wzór dokumentu. Istnieją natomiast informacje, które musi zawierać każda taka karta ewidencji czasu pracy. Są to następujące dane:

• imię i nazwisko pracownika oraz zajmowane przez niego stanowisko,
• wymiar czasu pracy tego pracownika,
• rok i miesiąc, którego dotyczy ewidencja czasu pracy tego pracownika,
• dzień miesiąca (dzień tygodnia),
• czas pracy: godzina rozpoczęcia oraz zakończenia pracy przez danego pracownika, liczba przepracowanych godzin (z uwzględnieniem czasu przepracowanego w dni ustawowo wolne od pracy, w nadgodzinach, w godzinach nocnych),
• czas nieobecności pracownika, liczony w dniach albo w godzinach, przykładowo: urlop okolicznościowy, standardowy urlop wypoczynkowy, urlop wypoczynkowy na żądanie, zwolnienie lekarskie, wolne z tytułu sprawowania opieki nad dzieckiem, które nie ukończyło 14. roku życia.

Czy nieuchronne podwyżki cen prądu sprawią, że chleb będzie po 8 złotych, schab po 50 złotych a cukier i czekolada podrożeją o 300-500 procent? Kliknij w ten tekst a dowiesz się więcej.