Co spłonęło w miejskim archiwum? Dokładnie wciąż nie wiadomo. Mogą pojawić się problemy dla mieszkańców

FLESZ - Szczepienia przeciw COVID-19 dla nauczycieli

W zasobie archiwum Urzędu Miasta Krakowa przechowywana była dokumentacja archiwalna wszystkich komórek organizacyjnych urzędu (w sumie 40) i zlikwidowanych miejskich jednostek organizacyjnych (w sumie 72 jednostki). Oznacza to, że zniszczeniu uległy np. dokumenty związane z wydanymi pozwoleniami na budowę. W archiwum nie było natomiast dokumentów Urzędu Stanu Cywilnego, o które mieszkańcy najczęściej proszą.

- Wciąż nie wiemy, co zostało zniszczone, a co nie, bo akcja gaśnicza trwa. Mamy natomiast spis elektroniczny tematów, jakie znajdują się w archiwum - jakiej sprawy dotyczą, z którego roku jakich nazwisk. Dokumenty będzie można odtworzyć w całości, bo mamy korespondencję z innymi instytucjami. Do tego część dokumentacji znajduje się w wydziałach, które je wytworzyły – mówi nam Dariusz Nowak, rzecznik magistratu.

Urzędnicy nie wykluczają jednak, że są dokumenty, których odtworzenie nie będzie możliwe. Jakie to może rodzić problemy dla mieszkańców? Różne. Jeśli na przykład zniszczeniu uległo jakieś pozwolenie na budowę, czy przebudowę, a nie było ono realizowane przez wiele lat i, dajmy na to, mieszkaniec je zgubił, to teraz może być problem z jego odtworzeniem.

Inny przykład to dokumenty dotyczące spraw osobowych, np. pracowników UMK, którzy pracowali w instytucjach, których już nie ma. Jeśli ktoś będzie potrzebował dokumentacji o przebiegu swojej pracy (np. do nowej pracy), to również może mieć problem z odzyskaniem takiego dokumentu.

W archiwum znajdowało się ok. 20 tysięcy metrów bieżących dokumentów. Była tam m.in. dokumentacja akt osobowych oraz książki meldunkowe – sprzed kilku, kilkunastu lat. Urzędnicy przypominają, że do archiwum trafiają dokumenty w sprawach, które są już zamknięte, prawomocnie zakończone – po ich zakończeniu leżą w jednostce wiodącej dwa lata, a następnie trafiają do archiwum.

Rejestry prowadzonych spraw (zwłaszcza tych młodszych) są jak najbardziej do odtworzenia (w mniejszym lub większym zakresie), problemy mogą dotyczyć dokumentów starszych, które nie miały kopii, nie były digitalizowane (urząd nie ma takiego obowiązku).

Poza dokumentacją komórek organizacyjnych urzędu i zlikwidowanych jednostek miejskich, w zbiorach archiwum znajdowały się Domowe Księgi Meldunkowe (z wpisami do połowy lat 60.), Karty Rejestru Mieszkańców (wydane do 1975 r.) Dokumentacja obejmowała również kartotekę ewidencyjno-dowodową osób, którym wydano dowody w latach 1952-1975 oraz koperty dowodów osobistych osób zmarłych wydanych od roku 1975.

W pomieszczeniach znajdowała się także dokumentacja funkcjonującej w latach 1945-1957 Miejskiej Rady Narodowej Miasta Krakowa, Prezydium Rady Narodowej Krakowa z lat 1954-1975, Rady Narodowej Krakowa z lat 1957-1990 oraz Urzędu Miasta Krakowa od 1974 r. Dokumentacja obejmowała także Prezydium Powiatowej Rady Narodowej w Krakowie z lat 1952-1975 oraz Prezydium Rady Narodowej z czterech dzielnic (Kraków – Nowa Huta, Kraków – Podgórze, Kraków – Krowodrza, Kraków – Śródmieście z lat 1954-1975. Znajdowały się tam również dokumenty Urzędu Dzielnicowego Kraków – Nowa Huta, Kraków – Krowodrza, Kraków – Śródmieście i Kraków – Podgórze z lat 1975 – 1990.

W pomieszczeniach przechowywane były również dokumenty ze zlikwidowanych jednostek oświatowych: 14 domów dziecka, czterech żłobków, 19 przedszkoli, 18 szkół podstawowych, dziewięciu gimnazjów, 10 innych szkół, 22 zespołów szkół, ośmiu szkół zasadniczych, 13 techników, ośmiu liceów, czterech ośrodków i jednego domu pomocy społecznej. W archiwum znajdowała się także dokumentacja siedmiu publicznych zakładów opieki zdrowotnej.

Na razie wciąż nie wiadomo, jakie są straty. Część dokumentacji udało się zdigitalizować, czyli spisać elektronicznie. Istnieje duża szansa na odtworzenie sporej części dokumentów, ze względu na wymianę korespondencji z szeregiem instytucji: z m.in. ministerstwami, sądami i innymi podmiotami. Budynek został ubezpieczony na kwotę 12 mln zł.

Wiosną 2018 r. zakończyła się budowa dwóch z trzech hal nowego archiwum oraz parkingu dla potrzeb użytkowników. Hale miały wszelkie zgody techniczne, które pozwalały na ich użytkowanie. Do budynków przewożono archiwalia z dawnego archiwum urzędowego przy ul. Dobrego Pasterza. Docelowo w nowym archiwum urzędowym w Czyżynach, składającym się z trzech hal przewidziano miejsce dla 35 tys. metrów bieżących papierowych dokumentów.